Udgivet i Skriv en kommentar

Dokumentscanning, print og kopiering – advokatkontor

Dokumenter, dokumentscanning, dokumentworkflow, kontrakter

Hen over sommeren har vi leveret og implementeret ny løsning til print– og dokumentscanning hos et advokatkontor i Aarhus med knapt 40 ansatte

Ønsker:

  • Et ønske om mere driftstabilt udstyr
  • En bedre service med hurtigere respons
  • Overgangen til ”Digital hovedforhandling”
    • Øget behov omkring indeksering og arkivering i søgbart PDF format
  • Implementering af elektronisk bilagshåndtering med ny løsning til dokumentscanning
  • Udskrivning forenklet med Sikker Udskrift – Pull Print

Casen/Udfordringer:

  • I forbindelse med flytning til nye lokaler bliver der behov for en ekstra maskine.
  • To multifunktionsmaskiner skal ofte genstartes af uransagelige grunde.
  • OCR løsningen ligger i multifunktionsmaskinen. Ved store scanningsopgaver bryder maskinen sammen
  • Man ønsker at forbedre dokumentscanning i forbindelse med implementering af ”Digitale Hovedforhandlinger” samt som et generelt ønske om at dirigere de store mængder papir over i en elektronisk form.
  • Servere er trætte og har dagligt performance problemer
  • Serverløsning der kører ca. 40 brugere, er placeret internt og skiftes ved samme lejlighed.
  • Der printes ca 550.000 sider pr. år

Dokumentscanning:

  • Konsolidere dokumentscanning i forbindelse med overgang til ”Digital Hovedforandling”
  • Levere søgbare filer direkte ind i Unik Advosys
    • Tekst i dokumenter bliver afløftet og gemt i søgbart PDF format.
    • Navngivet med dokumenttype: Replik, Duplik, Fuldmagtserklæring etc. samt sagsnummer
    • Filer navngives hurtigt da typiske dokumenttyper ligger i en rulleliste
    • Filer kan tilføjes påtrykt sidenummerering (1/3, 2/3 etc.)

Tre multifunktionsmaskiner:

  • Tre hurtige og driftsikre multifunktionsmaskiner. Hastighed print, 55 sider/minut. Hastighed scan, 80/160 sider pr. minut Se eksempler på tilsvarende løsninger her

Follow Me printløsning:

  • Print leveres til server og udløses ved en vilkårlig printer efter indtastning af pinkode
  • Tidsforbrug i forbindelse med afhentning af print reduceres meget
  • Ingen sammenblandede dokumenter
  • Ingen uafhentede print

Beskrivelse af hardware og software på løsningen:

  • Dokumentscan baseret på software fra Nuance – Autostore Express – en løsning der kan tilrettes med mange forskellige processoptimerende funktioner.
  • PullPrint løsning baseret på software fra PaperCut. Et fleksibelt produkt der er enkelt at anvende og integrerbart til eksisterende printløsning
  • Printere/kopimaskiner med fuld service i driftsaftale. Aftalen er fleksibel og der kan nemt skaleres op og ned i udstyr og kapacitet

Læs mere om Digital Hovedforhandling her

Vil du høre mere om løsningen, så kan du nemt komme i kontakt her! Eller ring! Tlf. 20771232

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.