Udgivet i Skriv en kommentar

De fem lavthængende frugter i forhold til at spare på udgifter til print

I forbindelse med rigtig mange møder med kunder, kundeemner og andre, har jeg lavet en liste med fem punkter der er med til at nedbringe mængden af print og dermed følgende omkostninger:

  1. Skriv ud i Sort/hvid! Lyder indlysende. Men rigtig mange har ikke indstillet deres drivere og printere til automatisk at skrive ud i sort
  2. Brug sikker udskrift! Det er en funktion der ligger som standard i de fleste printere. Funktionen gør at du slipper for at rode i dine kollegers udskrifter. Udbyg løsningen med en avanceret løsning med udskriv til clouden og hent print ved den enhed der er mest bekvem for dig. Læs mere om Follow-Me-Print her.
  3. Automatisk duplex udskrivning. Printer du emails, hvorfor så spilde tre stykker papir på at få fem linier med tekst?
  4. Sørg for at alle medarbejdere har en applikation der gør det muligt at “udskrive” til PDF. Og fortæl at funktionen findes
  5. Tid! Placer printeren således at det er nemt og hurtigt at komme til den. Minimer gangtid.

Kopipapir kan, og bliver genanvendt i stor stil og kopipapir består hovedsageligt af papirmasse udvundet af genplantet skov (Papir er ikke fremstillet af træ fra regnskoven!), alligevel mener vi hos NOVA Office at der skal printes med omtanke. Vi opfordrer til at være realistiske i forbindelse med anskaffelse af ny printløsning. Mange virksomheder investerer for lidt i hardware og får høje driftsomkostninger. Andre overdimensionerer løsningen. Ser vi på statistikkerne, så står hovedparten af printere på “stand-by” eller “sleep” mode 90 % af tiden. Så der er absolut store muligheder for optimering på printløsningerne rundt omkring i virksomhederne.

Har din virksomhed brug for hjælp, så ring eller skriv!

Udgivet i Skriv en kommentar

Dokumentscan til Navision

Vi har lavet en lille smart løsning der integrerer bilag til den gamle Navision.

Processen kan hente bilag fra kopimaskinens scanner, fra Outlook og fra filstrukturen i Windows “stifinder”.

Kundens udfordring er at kunne bevare overblikket over dokumenterne i en ordre. Der kommer mange korrektioner undervejs i processen. Emails, håndskrevne noter. Følgesedler og der laves beregninger. I forbindelse med afregning og en evt garantisag er det vigtigt at kunne genskabe dokumentationen. Helt enkelt handler det om at navngive filerne ensartet og arkivere som søgbare PDF dokumenter. Filerne navngives eksempelvis: “ordrenummer”_”kundenummer”_”projekt”_”dokumenttype”.pdf. PDF er det typske dokumentformat, men der kan også gemmes dokumenter fra Microsoft Office.
Ordrenummeret bruges som reference i Navision, hvor vi har lavet en “Dokument” knap, hvor man én gang går ind og knytter mappen på drevet til ordren i Navision.

previous arrow
next arrow
Slider

 

 

 

 

 

Udgivet i Skriv en kommentar

Scan til Advosys

NOVA Office tilbyder en løsning der håndterer udfordringerne omkring scan til Advosys og videre til “Minretssag.dk”

Løsningen tilrettes aktuelle ønsker, men kan tage udgangspunkt i nedenstående:

  • Brugeren logger sig på med adgangskode
  • Indscanning aktiveres fra displayet på multifunktionsmaskinen.
  • Indtast sagsnummer. Herefter slås der op i sagsregistret og klientens navn returneres for kontrol.
  • Filer navngives hurtigt da typiske dokumenttyper ligger i en rulleliste; Replik, Duplik, Notat etc.
  • Der tilføjes sagsnummer klientnavn og evt. fritekst.
  • Ønskes dokumenter skilt i flere PDF-filer kan dette forenkles ved at tilføje et skilleark med en stregkode.
  • Ønskes sagen sidenummereret kan dette tilvælges efter behov.
  • Dokumenterne leveres direkte til Unik Advosys OCR-behandlet i søgbart PDF format.
  • Senere i forløbet, kan mange filer samles i én stor PDF, sidenummereret
  • Fra samme applikation kan der ligeledes scannes til egen mail indbakke
Heading layer

Løsningen sameksisterer med Follow Me Print, d.v.s. man kun skal logge på én gang og både kan scanne og printe

previous arrow
next arrow
Slider

Med denne løsning opnås:

  • Filerne leveres i ensartet format med sagsnummer, klientnavn og dokumenttype hver gang
  • Man undgår problemet med dokumenter der forsvinder ned i den forkerte journal, hvis man ved en fejl taster forkert sagsnummer, idet man får klientens navn op på displayet til kontrol
  • GDPR Compliance, der ligger ikke filer på PC skrivebordet med personoplysninger
  • Store tidsbesparelser
Udgivet i Skriv en kommentar

Scan af bilag til Economic

Economic er et enormt udbredt regnskabsprogram. NOVA Office har en integration der fjerner flere af de besværlige steps i forbindelse med scan af købsbilag, fakturaer, bonner mm.

Vi kan sætte en løsning op sammen med en af vores dokumentscannere eller multifunktionsmaskiner. Vi kan naturligvis også tilbyde en løsning til jeres eksisterende udstyr. Forudsat naturligvis at den scanner eller multifunktionsmaskine i benytter, som minimum understøtter scan til mappe.

Det der ofte efterspørges er:

  • Scan til mappe
  • Søgbart PDF-format, det klarer
  • Split af dokumenter til separate filer
  • Samle separate filer til et dokument
  • Sidenummerering
  • Fjerne blanke sider
  • Navngive på basis af værdier i dokumentet
  • Overvågning af mapper og opsamling af bilag
  • Overvågning af mail og opsamling af bilag
  • Der er mange andre muligheder, spørg endelig
  • Medarbejdere kan sende filer til mappe der overvåges af NOVA Office’ automatik. Uden at der gøres yderligere, ekspederes bilaget videre til Econonic
Udgivet i Skriv en kommentar

Kyoceras A4 serie scorer 4,5 stjerner i test

Testinstitutionen DataMasterLab tester:
TASKalfa 351ci (35 s/min.)
ECOSYS M6635cidn (35 s/min.)
Samt produktnyheden:
TASKalfa 307ci (30 s/min.)

Bl.a. nævnes TASKalfa 307ci, der skiller sig ud ved at performe med 102% i forhold til opgiven hastighed. Serien scorer desuden max point på den brugervenlige og intuitive betjening af scan til mapper og mail.

Publiceret af Printer Benchmark.

Udgivet i Skriv en kommentar

Kyocera TASKalfa produktlancering

Kyocera sender ny TASKalfa serie på markedet. Serien har mange opdateringer i forhold til tidligere modeller. Bl.a. er der som standard, for at leve op til den nye europæiske GDPR lovgivning, automatisk harddisk overskrivning. Stort 10″ display mm. Den nye serie af multifunktionsprintere fra Kyocera kører med HyPAS platformen der giver mulighed for at afvikle processer fra displayet, såsom Print-Follow, scanningsprocesser etc. En solid og driftsikker maskine er blevet en tand bedre. De hurtigste modeller printer 60 sider i minuttet og scanner op til 220 sider i minuttet.

Produktlanceringen fra Kyocera omfatter syv modeller. Fem farvemultifunktionsenheder, to sort/hvid multifunktionsmodeller. Sikkerheden er et vigtigt element i den nye serie. I tidligere versioner var diskoverskrivningsværktøjet et tilkøb. Med de nye modeller fra Kyocera er dette blevet standard.

Datasikkerhed er derfor et fokusområde for den nye serie, som leveres med Trusted Platform Module (TPM). Med dets krypteringsnøglesystem og sikret opstart giver TPM beskyttelse mod fjendtlig installation af malware. Kombineret med Kyoceras sikre autentificeringsløsning giver Kyocera Net Manager optimal beskyttelse af data og dokumenter.

Den nye serie fra Kyocera fokuserer også på miljø og energiforbrug. Bl.a. er de nye modeller udstyret med bevægelsesføler. Føleren vækker kopimaskinen fra dvaletilstand når du nærmer dig. Dette modvirker behovet for at slå dvaletilstand fra. Herved minimeres strømforbrug og slid. Til gavn for miljøet og levetiden på din nye multifunktionsmaskine.

Kyocera TASKalfa kan leveres med en bred vifte af tilbehør, især skal OCR – værktøjet der genererer søgbare PDF filer en væsentlig produktionsfremmende udvidelse der koster minimalt i en driftaftale. Derudover forskellige magasinkombinationer, efterbehandlere samt Kyoceras unikke mailboks.

Kyocera TASKalfa 2553ci

Hastighed 25 sider i minuttet
Farveudskrivning

Kyocera TASKalfa 3253ci

Hastighed 32 sider i minuttet
Farveudskrivning

 

Kyocera TASKalfa 4053ci

Hastighed 40 sider i minuttet
Farveudskrivning

Kyocera TASKalfa 5053ci

Hastighed 50 sider i minuttet
Farveudskrivning

Kyocera TASKalfa 6053ci


Hastighed: 60 sider i minuttet
Farveudskrivning

 

Udgivet i Skriv en kommentar

Mopria understøttede Kyocera modeller

Mopria understøttede multifunktionsmaskiner og printere:

Mopria er et Open Source samarbejde der arbejder for at skabe en fælles standard for udskrivning fra tablets og telefoner. En milliard enheder er allerede klar til at udskrive via Mopria. Læs mere om Mopria Alliance her.

Hjælp til at installere Mopria, anvend kontaktformularen her: Kontaktformular

Udgivet i Skriv en kommentar

Valg af AIO printer, 1-3 brugere

Man kan nemt fare vild i det enorme udvalg af print, scan og kopiløsninger til et mindre kontor. Her har du et overblik multifunktionsløsninger – AIO løsninger, der dækker de basale behov for sort/hvid print samt kopiering og indscanning.

Generelt kan det siges at AIO printeren er en enhed der rummer de fleste nødvendige funktioner for udskrivning, indscanning og kopiering af diverse bilag.
Alle modeller kan sættes op til  udskrivning fra telefon og tablet hvad end det drejer sig om Android eller IOS, læs mere om løsningerne her, under emnet 
Kyocera Mobile Print. En forudsætning er at der er en tilsluttet en PC der agerer print server samt at AIO printer og telefon/tablet er på samme Wifi netværk.

Indscanning af bilag på multifunktions enheden

Nogle af løsningerne kan udbygges med automatiserede dokumentprocesser der gør hverdagen nemmere idet man f.eks. kan automatisere navngvning og akivering på sag, i mappe eller hvor det nu måtte ønskes at bilaget skal leveres.

Hvorfor vælge en sort hvid multifunktions kopimaskine?

En væsentlig grund til at vælge en printløsning der udelukkende printer i sort/hvid er økonomien. En anden væsentlig grund er driftstabilitet. En farvemultifunktionsmaskine har fire farveværk, de kører alle i forbindelse med hvert udskrift, også selvom der kun printes sort, det gir mere slid på delene. Er det udelukkende forretningsdokumenter såsom emails, følgesedler, kontrakter, sagsakter mm. Så er der ofte kun behov for at have mulighed for udskrivning i sort.

Tre modeller til tre forskellige behov

I følgende behovsanalyse er der valgt at fokusere på tre forskellige mindre behov og matche behovet med en multifunktionsprinter der passer til ønskerne. Vi starter i den helt lave ende, med et udskrivningsbehov på 1.000 sider pr. måned.

Scenarie 1.

Forbruget i ligger på ca. 1.000 print pr. måned, ca 100. sider der skal indscannes. En-to brugere:

I dette tænkte scenarie, der dækker et mindre behov, hvor det alligevel kan gøre ondt på økonomien i et lille firma, hvis der vælges forkert. KYOCERA Ecosys FS-1325 kunne være et fint valg. Multifunktionsprinteren har en anskaffelsespris på kun 1.511,- (december 2018). Med USB og Ethernet tilslutning, kan den deles i et virksomhedsnetværk uden problemer. Duplex udskrivning og en hastighed på 25 sider i minuttet. En fin løsning til det mindre udskrivningsbehov. En papirkapacitet på 250 ark indikerer dog at det er en løsning til det lille forbrug. En specialitet! Den har fax-modul, til de få (danske) virksomheder der har et behov i den retning.

 Med en anslået levetid på fem år og et månedligt forbrug på 1.000 sider, har man en sidepris som følger:

Beskrivelse Anskaffelsespris kr. Pris pr. måned (60 mdr.) kr. *) Pris pr. tryk (v/1.000 tryk/md.) kr. 
Ecosys FS-1325 1.511,- 25 0,025
Toner TK-1125 (2.100 print) 405,-  193,- 0,193
Total kr:   221,30 0,218

Konklusion: KYOCERA ECOSYS FS-1325 – Sidepris 21,8 øre pr. tryk,
I beregningen er ikke medregnet maintenancekit, der skal anskaffes efter ca, 100.000 tryk. 

Scenarie 2.

Forbruget er ca 2.000 print pr. måned der indscannes et par hundrede sider. Op til 3 brugere:

Kyocera Ecosys M2040dn er med de lidt større tonerbeholdere en god løsning til det lidt større udskrivningsbehov. M2040 er solid og enkel at anvende, et minus kan være det lille display der de første gange man anvender denne All-in-one printer, kan give lidt udfordringer, men med lidt øvelse er det ganske intuitivt. Ecosys M2040dn printer 20 sider i minuttet, den har duplex og kan tilsluttes virksomhedens netværk med ethernet.
 

Med en anslået levetid på fem år og et månedligt forbrug på 2.000 sider, har man en sidepris som følger:

Beskrivelse Anskaffelsespris kr. Pris pr. måned (60 mdr.) kr. *) Pris pr. tryk (v/2.000 tryk/md.) kr. 
ECOSYS M2040dn 3.347,- 56,- 0,028
Toner TK-1170 (7.200 print) 591,-  164,- 0,082
Total kr:   220,- 0,11

Konklusion: KYOCERA ECOSYS M2040dn – Sidepris 11 øre pr. tryk,
I beregningen er ikke medregnet maintenancekit, der skal anskaffes efter ca, 100.000 tryk. 

Scenarie 3:

Forbruget er 3.000 print pr. måned 1.000 scan 3-4 brugere

Har man et behov for udskrivning af større mængder A4 print samt en del scanningsopgaver i løbet af dagen, så er Kyocera Ecosys M2640idw en god løsning. Med det store intuitive betjeningspanel er det nemt og hurtigt at afvikle scanningsopgaver. M2640idw er bygget på HyPas-platformen, det betyder at der kan integreres avancerede scanningsprocesser. Det gør denne forholdsvis billige multifunktionsprinter interessant i det mindre advokatkontor, miljøer hvor der håndteres ordrer med mange fysiske bilag, ejendomsadministratorer og lignende arbejdsmiljøer, hvor man gerne vil fjerne tidsrøvende processer i relation til dokumenthåndtering. Dertil er M2640idw som standard udstyret med Wifi, Wireless LAN.
Med en anslået levetid på fem år og et forbrug på 3.000 sider pr. måned, har man følgende sidepriser på print:

Beskrivelse Anskaffelsespris kr. Pris pr. måned (60 mdr.) kr. *) Pris pr. tryk (v/3.000 tryk/md.) kr. 
Kyocera Ecosys M2640idw 3.795,- 63,- 0,021
Toner TK-1170(7.200 print) 591,-  246,- 0,082
Total kr:   309,- 0,103

Konklusion: KYOCERA ECOSYS M2640idw – Sidepris 10,3 øre pr. tryk,
I beregningen er ikke medregnet maintenancekit, der skal anskaffes efter ca, 100.000 tryk. 

Overblik:

Beskrivelse Ecosys FS-1325 ECOSYS M2040dn ECOSYS M2640idw
Hastighed 25 sider/minut 40 sider/minut 40 sider/minut
Papirkapacitet standard  250 ark  350 ark 350 ark
Maksimal papirkapacitet 250 ark  850 ark 850 ark
Gramvægte 60–220 g/m2 60 – 220 g/m2 60 – 220 g/m2
Papirformat 70 x 148 mm–216 x 356 mm 70 x 148 – 216 x 356 mm 70 x 148 – 216 x 356 mm
Toner kapacitet  Toner TK-1125 (2.100 print) Toner TK-1170 (7.200 print) Toner TK-1170 (7.200 print)
Anbefalet print pr. md. – sider/md. 2.000 sider/md. 2-3.000 sider/md.
Maksimalt print pr. md. 20.000 sider/md. 50.000 sider/md. 50.000 sider/md.
Kontantpris 1.511,- 3.347,- 3.795,-

  *) Baseret på en simpel anskuelse at printerens levetid er minimum 60 måneder. Kontantpris deles herefter ud over 60 måneder. Se alle sort/hvid A4 multifunktionsprintere her.
Har du brug for hjælp, er du altid velkommen til at tage kontakt på mail, telefon 20771232 eller via kontaktformularen    

Udgivet i Skriv en kommentar

Tegn serviceaftale til din Ecosys laserprinter og AIO-printer

Sammen med din nye printer og kopimaskine, er det muligt at tegne en serviceaftale. Det forlænger dine printeres levetid betragteligt og du slipper for besvær med at skulle skifte reservedele.

I serviceaftalen er der inkluderet toner, teknikertid, kørsel og alle reservedele. Tilkaldetid er otte timer. Sammen med serviceaftalen kan du få installeret din printer på virksomhedens netværk.

Kontakt mig på ps@novaoffice.dk

Der kan tegnes serviceaftale på følgende printere og multifunktionsprintere:

ECOSYS M5521cdn/cdw

ECOSYS M5526cdn/cdw

ECOSYS M6230/M6630cdn

ECOSYS M6235/M6635cidn

ECOSYS M8124/M8130cidn

ECOSYS P8060cdn

ECOSYS M4125/M4132idn

ECOSYS M3655/M3660idn

ECOSYS M3145/M3645idn

ECOSYS M2135dn

ECOSYS M2635dn

ECOSYS M2735dw

ECOSYS M2040dn

ECOSYS M2540dn

ECOSYS M2640idw

ECOSYS P6230cdn

ECOSYS P6235cdn

ECOSYS P7240cdn

ECOSYS P2235dn/dw

ECOSYS P2040dn/dw

ECOSYS P3045dn

ECOSYS P3050dn

ECOSYS P3055dn

ECOSYS P3060dn

ECOSYS P4040DN

ECOSYS P5021cdn/cdw

ECOSYS P5026cdn/cdw

ECOSYS M5521cdn/cdw

ECOSYS M5526cdn/cdw

ECOSYS M6230/M6630cdn

ECOSYS M6235/M6635cidn

ECOSYS M8124/M8130cidn

ECOSYS P8060cdn

ECOSYS M4125/M4132idn

ECOSYS M3655/M3660idn

ECOSYS M3145/M3645idn

ECOSYS M2135dn

ECOSYS M2635dn

ECOSYS M2640idw

ECOSYS P6230cdn

ECOSYS P6235cdn

ECOSYS P7240cdn

ECOSYS P2235dn/dw

ECOSYS P2040dn/dw

ECOSYS P3045dn

ECOSYS P3050dn

ECOSYS P3055dn

ECOSYS P3060dn

ECOSYS P4040DN

ECOSYS P5021cdn/cdw

ECOSYS P5026cdn/cdw